Sebagai Supervisor dan Manajer Proyek, kami bangga dengan kemampuan Manajemen Komunikasi Proyek kami untuk memecahkan masalah. Beri kami masalah untuk dipecahkan dan kami sedang menanganinya, sekarang. Namun, dalam semangat kita untuk memecahkan masalah, kita mungkin tidak mendengarkan seseorang atau kelompok dengan cukup baik untuk memahami apa masalahnya sebenarnya. Hal ini dapat mengakibatkan kita mencoba memecahkan masalah yang salah dan/atau mendapatkan reputasi sebagai seseorang yang tidak mendengarkan orang lain.
Salah satu keterampilan paling penting yang dimiliki oleh pemimpin yang baik adalah kemampuan mereka untuk berkomunikasi secara efektif. Komunikasi yang efektif tidak hanya berbicara dengan jelas; itu, dalam banyak kasus, dan seringkali lebih penting, mendengarkan secara efektif. Dengan mendengarkan secara efektif, kita tidak mengacu pada seseorang yang berbicara dan orang lain hanya mendengar kata-katanya. Sebaliknya, komunikasi yang efektif seringkali mengharuskan pendengar memahami isi emosional dari kata-kata pembicara serta kata-kata itu sendiri.
Komunikasi: penyampaian atau pertukaran pikiran, pendapat, atau informasi melalui ucapan, tulisan, atau tanda-tanda (Webster’s College Dictionary, Edisi 3)
Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Sepanjang hidup kita diperintahkan untuk berbicara dengan jelas, mengatakan apa yang kita maksud, menggunakan bahasa Inggris yang benar. Jarang kita diajarkan bagaimana mendengarkan secara efektif. Kita diajarkan untuk mendengarkan dan memahami kata-kata dalam arti harfiahnya, tetapi tidak mendengarkan konteks emosional di mana kata-kata itu diucapkan. Kita cenderung mendengarkan untuk mempersiapkan jawaban, alih-alih memahami apa yang coba disampaikan oleh pembicara kepada kita. Namun, melalui pemahaman isi emosional dari kata-kata dan apa artinya bagi pembicara yang akan memungkinkan Anda untuk membuka komunikator yang efektif dalam diri Anda.
Untuk menjadi komunikator yang efektif, penting untuk memahami bagaimana hal-hal tampak bagi pembicara. Kita perlu memahami orang yang berbicara dan apa yang sebenarnya ingin dia sampaikan. Seringkali hanya mendengarkan kata-kata pembicara saja tidak akan berhasil.
Pikirkan tentang saat-saat Anda mencoba menyampaikan pikiran atau perasaan Anda kepada seseorang, dan terlepas dari upaya terbaik Anda, mereka tidak mendapatkannya. Anda mungkin akhirnya frustrasi atau marah dengan pendengar karenanya. Atau mungkin Anda sedang mendengarkan seseorang dan mereka memberi tahu Anda bahwa Anda “tidak mengerti”. Bisa saja rekan kerja, laporan langsung atau mungkin pasangan, anak atau teman.
Keterampilan mendengarkan yang akan membantu Anda menjadi pendengar yang efektif disebut mendengarkan secara aktif atau mendengarkan dengan empati. Dalam jenis mendengarkan ini, tujuannya adalah untuk mencari pemahaman tentang kata-kata dan perasaan pembicara, sehingga Anda benar-benar memahami bagaimana orang itu melihat sesuatu. Seperti yang dikemukakan oleh Stephen Covey dalam Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif, berusahalah untuk memahami terlebih dahulu, baru kemudian dipahami.
Dalam mendengarkan secara aktif atau empatik, Anda mendengarkan dengan telinga, mata, dan hati Anda. Tujuan Anda adalah untuk memahami bagaimana orang lain memandang suatu situasi. Dengan memahami sudut pandang orang lain, Anda melihat dunia seperti yang mereka lihat dan Anda memahami bagaimana perasaan mereka. Akibatnya, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk menanggapi orang itu dengan cara yang masuk akal baginya, bukan dengan cara yang masuk akal bagi Anda. Itulah salah satu tantangan besar dalam mendengarkan secara empatik—Anda harus berusaha untuk benar-benar memahami sudut pandang orang lain.
Kabar baiknya adalah bahwa penelitian telah menunjukkan bahwa Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkan kepercayaan dan mencapai komunikasi yang lebih efektif jika Anda mencoba untuk memahami situasi dari dunia orang lain daripada jika Anda berfokus pada kerangka acuan Anda sendiri atau kebutuhan Anda sendiri.
Mendengarkan secara empatik atau aktif sangat kuat karena Anda berfokus pada kebutuhan orang lain, bukan kebutuhan Anda sendiri. Dan jika Anda melakukan ini dengan cara yang tulus, Anda akan membuka potensi untuk membangun keefektifan sejati komunikasi. Jadi bagaimana Anda melakukannya? Bisakah Anda belajar bagaimana menjadi pendengar yang efektif? Jawabannya adalah ya tanpa syarat, jika Anda bersedia menerapkan beberapa prinsip yang telah terbukti tentang mendengarkan secara efektif dan berusaha—sungguh-sungguh melakukannya. Jangan salah, mengembangkan keterampilan mendengarkan yang baik membutuhkan komitmen dan latihan. Butuh keberanian juga. Dengan menjadi pendengar yang empatik dan memahami sudut pandang orang lain, Anda berisiko setuju dengannya. Tapi jadi apa? Mungkin ide atau cara mereka melanjutkan lebih baik dari Anda. Jika tidak, setidaknya sekarang Anda tahu bagaimana mereka melihat sesuatu dan dapat mencari solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan semua orang.
