Manajer proyek memainkan peran penting dalam penjadwalan proyek. Penjadwalan Proyek yang realistis sangat penting untuk keberhasilan proyek secara keseluruhan. Manajer proyek perlu menetapkan baseline dan milestone untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya. Memastikan bahwa keseluruhan proyek selesai tepat waktu sangat penting untuk keberhasilan manajer proyek.
Pentingnya menyelesaikan proyek “tepat waktu” memiliki konsekuensi keuangan yang besar. Banyak klien memasukkan dalam kontrak mereka “bonus” atau penalti tergantung pada tanggal penyelesaian proyek secara keseluruhan.
Langkah pertama dalam manajemen jadwal yang efektif adalah bagi Anda, manajer proyek, untuk terus menekankan pentingnya memenuhi jadwal pelanggan dan perusahaan Anda. Mengatakannya satu kali saja tidak cukup. Anda perlu menekankan pentingnya pencapaian jadwal pertemuan di setiap kesempatan yang masuk akal.
Salah satu cara untuk menghindari keterlambatan pengiriman adalah mengadakan pertemuan tinjauan jadwal berkala. Ini dapat digabungkan dengan pertemuan tinjauan teknis yang telah dibahas sebelumnya. Pada pertemuan-pertemuan ini Anda akan ingin menanyakan tentang tanggal-tanggal penting yang akan datang dan mendengarkan dengan seksama untuk mengidentifikasi potensi masalah. Petunjuk bahwa Anda mungkin memiliki masalah yang akan datang termasuk seseorang yang sakit atau berada di luar kantor karena krisis keluarga, kepergian anggota tim proyek utama, pemogokan pemasok, dll.
Mulailah merencanakan solusi yang akan membantu mengurangi dampak jika ada dari kemungkinan ini terjadi.
Mencapai kesepakatan ke Jadwal
Adalah fakta bahwa orang-orang menunjukkan kepemilikan dan komitmen yang lebih besar terhadap jadwal proyek ketika mereka memiliki kesempatan untuk memberikan masukan pada jadwal tersebut. Sebagai PM, Anda ingin menyertakan sebanyak mungkin anggota tim proyek saat Anda mengatur jadwal proyek. Kemudian mintalah orang-orang yang bertanggung jawab atas bagian tertentu dari jadwal mereka menandatangani komitmen mereka sehingga tidak ada kesalahpahaman tentang apa yang telah mereka komitmenkan.
Tetapkan Tanggal Pencapaian Awal
Untuk membantu Anda mengatur jadwal, siapkan penyangga waktu, serupa konsepnya dengan menyisakan ruang yang cukup antara mobil di depan Anda di jalan raya untuk menghindari kecelakaan jika dia berhenti tiba-tiba. Cobalah untuk menetapkan tanggal pencapaian awal sehingga Anda akan memiliki waktu untuk meninjau produk kerja utama dan memiliki waktu yang cukup untuk memodifikasinya sebelum tanggal pengiriman aktual yang ditentukan dalam kontrak. Tanggal jatuh tempo awal ini juga akan memungkinkan hal-hal yang mungkin salah; misalnya, analisis yang salah, penyakit dari anggota tim kunci, kepergian anggota tim kunci, krisis yang membutuhkan kebutuhan untuk berbagi anggota tim kunci dengan proyek lain.
Gunakan Penjadwalan Berbasis Komputer
Baik Anda menggunakan spreadsheet yang disesuaikan, program internal atau salah satu program yang tersedia secara komersial seperti SureTrak Project Manager® atau Microsoft® Project Primavera Systems, Inc. atau program lain, program berbasis komputer dapat membantu Anda tetap aktif Jadwal. Mereka dapat melacak kemajuan Anda terhadap rencana dan membantu Anda mengetahui lebih awal apakah proyek dalam bahaya dari sudut pandang penjadwalan. Setelah Anda mengetahui bahwa Anda memiliki potensi selip jadwal, Anda kemudian berada dalam posisi untuk mengambil tindakan tepat waktu untuk menghindari penundaan, atau paling tidak, beri tahu atasan dan pelanggan Anda apa yang terjadi dan apa yang Anda lakukan.
Tentang itu. Ini akan menunjukkan bahwa Anda berada di atas situasi dan melakukan yang terbaik untuk meminimalkan selip.
Jangan Biarkan Tim Terlambat
Ini adalah fakta kehidupan manajemen proyek bahwa sementara kebanyakan orang berkomitmen untuk memberikan apa yang mereka janjikan ketika mereka berjanji, kadang-kadang Anda akan memiliki tim proyek Anda seseorang yang sering bersalah karena melewatkan tanggal komitmen. Anda perlu melakukan penilaian tentang cara terbaik menangani setiap situasi, tetapi Anda akan ingin memastikan bahwa pelanggar yang sering dinasihati dan langkah-langkah diambil untuk menghindari kinerja yang terlambat di masa depan.
Jangan takut untuk bertanya langsung kepada anggota tim proyek apakah mereka akan memenuhi komitmen jadwal mereka. Peka terhadap masalah yang mungkin mereka miliki dan bekerja dengan mereka sebanyak mungkin untuk membantu mereka memenuhi komitmen mereka. Namun, komitmen mereka adalah komitmen mereka, dan mereka harus membawa semua sumber daya yang mungkin untuk memenuhi komitmen mereka.
