Mengapa Kontrak Itu Penting?? penting bahwa administrasi dan pengelolaan kontrak menghasilkan pengurangan risiko, memaksimalkan penghematan biaya, meminimalkan klaim, dan meningkatkan pengembalian ekonomi. Hasil ini hanya dapat dicapai melalui pengelolaan risiko kontrak secara efektif: mengembangkan dokumen kontrak yang adil, terlibat dalam praktik negosiasi yang efektif, dan menggunakan keterampilan komunikasi yang luar biasa.
Proses mencapai kontrak membutuhkan urutan langkah-langkah tertentu. Dalam mengambil langkah-langkah ini, manajer proyek harus membuat serangkaian pilihan antara prioritas untuk tujuan proyek, tingkat risiko yang harus ditanggung oleh pihak-pihak yang mengadakan kontrak, kontrol atas kegiatan proyek, dan biaya untuk mencapai tujuan yang dipilih. Proses ini pertama-tama harus dipahami sepenuhnya oleh manajer proyek, kemudian disesuaikan dengan pengalaman, dan akhirnya diperluas menjadi kemampuan untuk mencapai kontrak melalui latihan keterampilan bernegosiasi dan berkomunikasi.
Kontrak adalah perjanjian bisnis bersama yang diakui oleh hukum di mana satu pihak berjanji untuk melakukan pekerjaan (atau menyediakan layanan) untuk pihak lain untuk “pertimbangan.”
Pengaturan kontrak pemilik akan mencakup:
- Kondisi Kontrak Persyaratan Komersial & Pengaturan Harga
- Lingkup Pekerjaan (Teknis)
- Rencana Eksekusi Proyek
Kontrak tertulis menyediakan dokumen yang dengannya risiko, kewajiban, dan hubungan semua pihak ditetapkan dengan jelas, dan memastikan kinerja elemen-elemen ini secara disiplin. Dalam situasi pemilik, kontrak adalah sarana di mana kontraktor dapat dikendalikan dan memastikan bahwa pekerjaan dan produk akhir memenuhi persyaratan pemilik.
Sebagian besar proyek dilaksanakan di bawah hubungan kontrak tiga pihak:
- Pemilik, yang menetapkan bentuk kontrak dan ketentuan umum.
- Insinyur
- Kontraktor
Hubungan kontraktual yang normal antara ketiga pihak ini dalam satu proyek adalah pemilik memiliki satu kontrak dengan insinyur untuk desain, pengadaan, dan layanan lainnya, dan kontrak terpisah dengan kontraktor untuk pekerjaan konstruksi. Tidak ada hubungan kontraktual antara insinyur dan kontraktor. Ini biasanya disebut sebagai pengaturan “tanggung jawab terbagi atau terbagi”. Dalam pengaturan alternatif, yang disebut “tanggung jawab tunggal,” kontraktor umum diberikan tanggung jawab total untuk rekayasa, pengadaan, dan konstruksi.
Manajer proyek harus hati-hati memutuskan pengaturan kontrak tertentu.
Manajer proyek pada dasarnya bertanggung jawab atas strategi kontrak, yang dikembangkan sebagai bagian dari strategi proyek. Namun, pembagian kerja yang diusulkan, pengaturan kontrak, bentuk kontrak, dan daftar penawar harus dikembangkan bersama dengan departemen kontrak perusahaan.
Tanggung jawab gabungan dari manajer proyek dan departemen kontrak dalam proses kontrak dapat menyebabkan inefisiensi, penundaan, dan ketidaksepakatan dan dapat berdampak negatif pada biaya dan jadwal proyek ketika ada konflik organisasi. Koordinasi yang erat dan komunikasi yang efektif harus ada di antara semua kelompok untuk memastikan kesepakatan dan komitmen yang lengkap terhadap program kontrak yang diusulkan. Hal ini sangat penting dalam semua pengajuan ke komite kontrak dan/atau manajemen senior.
Manajer proyek harus mendapatkan persetujuan dari departemen kontraktor dan departemen asuransi perusahaan sebelum berkomitmen pada bahasa kontrak mengenai kewajiban, ganti rugi, atau asuransi.
Seperti yang tercakup dalam strategi proyek, berikut ini akan menjadi pertimbangan utama ketika mengembangkan strategi kontrak untuk proyek tersebut:
- Kapan dan bagaimana pekerjaan akan dibagi?
- Bagaimana pembagian kerja akan mempengaruhi antarmuka klien/tim proyek/kontraktor utama/vendor/subkontraktor? (Divisi ini memungkinkan prosedur koordinasi proyek dipersiapkan dengan baik.)
- Jenis kontrak apa yang harus digunakan? Segmentasikan proyek ke dalam paket pekerjaan terpisah untuk memfasilitasi manajemen, dan tundukkan paket pekerjaan pada sumber daya yang tersedia. Pertimbangkan filosofi kontrak, jenis kontrak yang paling sesuai dengan proyek, antarmuka kontrak, teknik evaluasi penawaran, dan dokumentasi penawaran. Hal ini memungkinkan strategi kontrak untuk diproduksi dalam hubungan dengan departemen kontrak.
- Peran apa yang diharapkan dimainkan oleh pemberi lisensi dan konsultan? Hal ini memungkinkan pengaturan dibuat untuk prakualifikasi kontraktor yang sesuai, mengeluarkan undangan untuk menawar, mengevaluasi penawaran, dan membuat rekomendasi penghargaan.
- Apakah ada potensi konflik kepentingan dengan proyek pemilik lainnya di kantor kontraktor, di bengkel vendor, atau di dalam area fabrikasi? Konflik semacam itu dapat berdampak pada daftar penawar.
- Bagaimana ketersediaan tenaga kerja terampil? Apa iklim hubungan industrial lokal ke halaman fabrikasi dan lokal ke lokasi konstruksi? Kurangnya tenaga kerja dapat menghapus kontraktor dari daftar penawar.
- Bagaimana kualitas dan ketersediaan personel untuk mengembangkan, mengevaluasi, dan mengelola jenis kontrak/kondisi kontrak yang diperlukan?
Kontrak teknik dan konstruksi dapat dibuat dalam berbagai bentuk, tergantung pada strategi kontrak dan sumber daya keuangan kontraktor. Kontrak yang paling sukses memiliki setidaknya satu elemen yang sama: persiapan yang matang dan matang sebelum kontrak tersebut disahkan.
Pengaturan kontrak dalam konstruksi menjadi semakin terlibat, yang mengarah pada potensi biaya tambahan yang signifikan. Kompleksitas proyek, dan lingkungan hukum dan asuransi yang berubah dan semakin mahal, adalah alasan utama untuk mempertimbangkan apakah pengaturan kontrak yang lebih baik dimungkinkan. Kontrak, tentu saja, harus dibuat di awal kehidupan proyek. Untuk melakukan ini sambil secara bersamaan memberikan risiko ketidakpastian dan mendapatkan peningkatan kinerja dan inovasi menghadirkan tantangan besar bagi pemilik dan kontraktor.
Ada tiga jenis kontrak prinsip: dapat diganti, diukur (harga satuan), dan lump sum. Bentuk kontrak berikut adalah tipikal dari jenis ini:
- Biaya yang Dapat Diganti (Waktu & Bahan)
- Biaya Dapat Diganti dengan Biaya Persentase
- Biaya Dapat Diganti dengan Biaya Tetap
- Cost Reimbursable Plus Cost/Bonus Jadwal-Penalti
- Harga Satuan Terukur (Kebanyakan Konstruksi)
- Harga Dijamin Maksimal
- Lump Sum/Harga Tetap
Tujuan biaya, waktu, kualitas, risiko, dan kewajiban harus dianalisa dan diprioritaskan, karena diperlukan dalam memutuskan jenis kontrak yang akan digunakan.
