Meskipun Anda sebagai Project Manager memiliki tanggung jawab dan akuntabilitas proyek secara keseluruhan, dalam mengelola kinerja teknis proyek, penting bagi Anda untuk meminta pertanggungjawaban anggota tim proyek atas kinerja teknis mereka. Bagaimana Anda akan melakukannya melibatkan keterampilan kepemimpinan dan manajemen, beberapa di antaranya akan Anda peroleh dengan menggunakan prinsip-prinsip dalam artikel ini yaitu Technical Skill, skill yang harus dimiliki Project Manager, yang lain akan Anda peroleh melalui kursus dan/atau bimbingan yang sesuai dari seorang teman atau mentor.
Masalah akuntabilitas ini sangat penting. Apakah itu analisis desain, gambar CAD atau jadwal konstruksi, Project Manager harus memastikan anggota tim proyek memahami tanggung jawab dan akuntabilitas mereka untuk memenuhi komitmen mereka pada bagian teknis proyek. Harus dikomunikasikan bahwa tanggal komitmen yang hilang atau tidak memenuhi standar kualitas tidak dapat diterima. Ini tidak berarti Anda memecat atau mengganti anggota tim proyek yang melakukan kesalahan atau marah kepada orang itu, terutama jika dia memberi tahu Anda sebelumnya bahwa ada masalah. Sebaliknya, Anda ingin mendukung dan melatih orang-orang itu untuk membantu mereka memenuhi komitmen mereka di masa depan.
Panduan yang baik untuk Anda ikuti dalam menentukan apakah seseorang benar-benar dapat dimintai pertanggungjawaban untuk tugas tertentu adalah dengan bertanya pada diri sendiri empat pertanyaan di bawah ini. Jika Anda dapat menjawab ya untuk keempat pertanyaan ini, maka adil bagi Anda untuk meminta pertanggungjawaban orang itu.
- Apakah orang tersebut tahu apa yang harus dia lakukan?
- Apakah dia tahu bagaimana melakukannya?
- Apakah dia memiliki wewenang untuk melakukannya?
- Apakah dia menerima pembinaan dan umpan balik atas kinerja mereka?
Masalah manajemen teknis yang signifikan adalah kepatuhan terhadap Code and Standard yang sesuai. Ini adalah, atau seharusnya, item kontrak. Masalah teknis di sini tidak hanya memastikan desain Anda sesuai dengan Code and Standard yang sesuai, tetapi pertama-tama untuk menentukan kode dan standar apa yang sesuai. Kode dan otoritas standar mungkin internasional, nasional, negara bagian dan lokal.
Dalam beberapa kasus, Code and Standard akan saling bertentangan. Sebagai Project Manager, Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua ini dan memberikan panduan yang sesuai kepada tim desain Anda sehingga mereka mengetahui standar yang menjadi dasar desain mereka. Bekerja dengan insinyur berpengalaman, manajer konstruksi, dan klien untuk menyelesaikan konflik Code and Standard. Ketahuilah bahwa meskipun tidak ada Code and Standard khusus dalam kontrak atau dokumen desain Anda, perusahaan Anda bertanggung jawab untuk merancang dan membangun fasilitas menggunakan perawatan dan keterampilan yang biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memenuhi syarat di bidang Anda.
Penting untuk mengadakan pertemuan berkala dan sesuai kebutuhan dengan tim teknis proyek Anda. Ini akan membantu memastikan tim teknis Anda mengetahui apa harapan Anda, bahwa komunikasi yang tepat lintas disiplin sedang terjadi dan bahwa Anda tahu seberapa baik tim Anda menghasilkan hasil teknis. Frekuensi pertemuan proyek rutin satu atau dua pertemuan setiap minggu adalah wajar kecuali jika acara menentukan jadwal yang lebih sering.
Gunakan pertemuan-pertemuan ini untuk menilai bagaimana proyek berjalan secara teknis, memberikan kesempatan kepada peserta untuk menyuarakan keprihatinan apa pun, mengidentifikasi potensi konflik dan merencanakan solusi untuk menghindari atau mengurangi konflik tersebut. Anda juga dapat menggunakan pertemuan ini untuk menguji informasi yang diberikan kepada Anda untuk rasionalitas dan kesehatan.
Sangat penting untuk menghadiri rapat dengan agenda yang memungkinkan semua orang mengetahui apa yang akan dibahas, siapa yang bertanggung jawab untuk mempresentasikan atau memimpin bagian rapat tersebut dan lamanya waktu yang harus dimiliki setiap orang untuk membahas topik khusus mereka. Anda juga ingin memiliki Rencana Aksi Pasca Rapat yang akan membantu semua orang mengetahui apa yang diharapkan terjadi setelah rapat.
Waktu yang tercantum dalam agenda harus dianggap sebagai target, bukan absolut. Anda harus mengelola rapat sehingga informasi yang relevan tercakup tetapi waktu tidak terbuang sia-sia untuk hal-hal yang tidak perlu. Semua pihak harus memiliki salinan agenda beberapa hari sebelum rapat sehingga semua orang tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Bawa salinan tambahan ke rapat untuk peserta rapat menit terakhir dan agenda yang hilang.
Gunakan formulir Rencana Aksi Pasca Rapat berikut untuk memastikan tindak lanjut dari masalah dan komitmen yang dibahas dalam pertemuan tinjauan teknis Anda.
Formulir Rencana Aksi Pasca pertemuan paling baik diisi secara real-time selama pertemuan. Di akhir rapat, Anda akan ingin meninjaunya dengan peserta rapat, membuat perubahan yang sesuai, lalu membuat salinan untuk diberikan kepada setiap orang sebelum mereka meninggalkan rapat. Anda mungkin juga ingin menindaklanjuti dengan notulen rapat yang memperluas formulir dokumentasi rapat “tampilan cepat” ini.
Anda dapat menggunakan Rencana Aksi Pasca Rapat ini untuk menindaklanjuti dan mengelola hasil yang diharapkan dari anggota tim proyek yang menghadiri rapat.
Cara lain untuk meningkatkan kualitas teknis adalah dengan mendorong anggota tim proyek untuk mencari rekan sejawat mereka untuk nasihat dan nasihat tentang masalah teknis yang sulit. Sebagai Manajer Proyek Anda perlu menumbuhkan keyakinan bahwa meminta bantuan adalah kekuatan, bukan kelemahan. Anda dapat menggarisbawahi poin ini dengan memodelkan perilaku yang diharapkan.
Mintalah saran dan bimbingan dari anggota tim Anda sendiri dan Manajer Proyek lain tentang masalah teknis. Konsultasikan dengan bos dan teman Anda. Dengan kata lain, tidak ada yang tahu semuanya—baik Anda, teknisi Anda, anggota tim CAD Anda, manajer konstruksi Anda, dll. Jika Anda mencari bantuan dari orang lain tentang masalah Proyek Anda, anggota tim Anda akan lebih nyaman melakukannya sendiri , dan itu akan berdampak pada peningkatan kinerja teknis pada proyek Anda.
Gunakan pengalaman Anda sebagai insinyur proyek atau manajer konstruksi sebagai pemeriksaan kewarasan atau “indra keenam” untuk mengevaluasi informasi dari anggota tim proyek Anda, terutama anggota yang sebelumnya tidak pernah bekerja dengan Anda. (Saya ingat bekerja dengan seorang konsultan yang berkomentar di tengah-tengah proyek kami bahwa tidak akan terlalu lama untuk “bergadang semalaman.” Ketika saya bertanya tentang apa yang dia maksud dengan itu, dia memberi tahu saya tentang proyek-proyek sebelumnya. tim proyek selalu mengadakan beberapa sesi kerja sepanjang malam sebelum mengirimkan dokumen desain kepada pelanggan. Saya kemudian mengkalibrasi konsultan yang saya harapkan dia untuk memenuhi komitmennya dengan cara yang tidak mengharuskan orang lain dalam tim untuk bekerja sepanjang malam hanya karena dia.).
Terkadang hari yang panjang atau bahkan menginap mungkin diperlukan karena keadaan yang tidak terduga. Seringkali, bagaimanapun, mereka adalah hasil dari perencanaan yang tidak memadai dan perhatian terhadap kualitas di tempat pertama. Dengan tetap berhubungan dengan anggota tim proyek Anda secara individu dan pada pertemuan, Anda dapat mengembangkan indra keenam yang akan membantu Anda menyadari seseorang di tim proyek membutuhkan bantuan atau ada bahaya yang akan datang untuk proyek tersebut. Yang tidak ingin Anda lakukan adalah mengabaikan potensi masalah, berharap masalah itu akan hilang—tidak akan.
