Anda menginginkan daftar keterampilan manajemen proyek, dan Anda akan mendapatkannya. Dalam artikel sebelumnya tentang Hard Skill, dijelaskan sebagai skill yang relatif mudah dipelajari. Dalam artikel ini akan dibahas 10 Soft Skill yang harus dimiliki Manajer Proyek, skill TERSULIT.
Tetapi di luar itu, saya bertaruh bahwa Anda benar-benar ingin memiliki keterampilan manajemen proyek yang akan meluncurkan Anda ke karier yang sukses.
Ya?
Tentu saja.
Jadi, mengetahui keterampilan saja tidak cukup.
Anda memerlukan contoh spesifik keterampilan manajemen proyek yang dapat Anda kembangkan, pemahaman mendalam tentang mengapa itu penting, dan sumber daya untuk membantu Anda mengembangkannya.
Itulah yang akan Anda dapatkan di artikel ini.
Ini adalah keterampilan pribadi, profesional, dan dapat ditransfer. Hal ini membutuhkan keterlibatan intelektual dan interaksi pribadi. Ini adalah cara Anda mengoperasikan mesin dan berhubungan dengan rekan kerja Anda.
Ini lebih sulit untuk dipelajari daripada Hard Skill karena banyak dari Anda berkembang melalui pengalaman. Ini juga sangat berharga karena kecerdasan buatan pun tidak dapat menciptakan banyak aspek interpersonal atau kreatif mereka.
1. Organization Skill
Ini klise, tapi tidak bisa dihindari, Organisasi adalah salah satu keterampilan terpenting yang dibutuhkan untuk menjadi manajer proyek.
Tetapi meskipun ini mungkin merupakan keterampilan manajemen proyek yang paling umum dalam daftar ini, kabar baiknya adalah bahwa itu juga salah satu yang paling nyata — dan oleh karena itu salah satu keterampilan yang paling mudah untuk dipraktikkan dan dikembangkan.
Organisasi adalah istilah luas yang mencakup banyak sub keterampilan terkait, dari hal-hal gambaran besar seperti merencanakan proyek secara detail, hingga hal-hal sehari-hari seperti manajemen waktu yang memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan sehari-hari dan berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Dan sebagai manajer proyek, Anda tidak hanya bertanggung jawab untuk menjaga diri Anda tetap teratur dan mengelola pekerjaan Anda sendiri — semua orang juga mengandalkan Anda. Jadi mudah untuk melihat mengapa organisasi adalah salah satu kekuatan terpenting dari seorang manajer proyek.
2. Teamwork
Kemampuan untuk membuat tim bekerja, membaca emosi, dan motivasi secara efektif.
Kerja tim adalah sesuatu yang harus dipelajari dan diajarkan oleh manajer proyek secara bersamaan. Seorang Manajer Proyek harus bekerja secara fleksibel dan andal dengan karyawan, klien, pemasok, kontrak eksternal, pelanggan, dan siapa pun yang muncul di kotak masuk mereka setiap pagi.
Dampak positif kerja sama tim didukung oleh ilmu perilaku dan psikologi. John J. Murphy, penulis Pulling Together: 10 Rules for High-Performance Teamwork, mencatat bahwa “Ketika orang memainkan keterampilan dan pengetahuan satu sama lain, mereka dapat menciptakan solusi yang praktis dan berguna.”
Bekerja bersama terbukti memicu inovasi, menumbuhkan kebahagiaan, mendorong pertumbuhan pribadi, bertahan dari kelelahan, menumbuhkan keterampilan khusus, meningkatkan produktivitas, mengambil risiko yang bermanfaat, mengurangi perasaan stres, dan meningkatkan kreativitas.
3. Prioritization
Kemampuan untuk melakukan hal yang benar, pada waktu yang tepat.
Sebagai manajer proyek, sebagian besar pekerjaan kami adalah menentukan dan mengomunikasikan bagaimana orang lain akan menghabiskan waktu mereka. Tetapi sama pentingnya untuk menyadari bagaimana kita mengatur waktu kita sendiri. Kutipan Steven Covey, “Musuh dari yang terbaik adalah baik,” berlaku sangat baik dalam hal manajemen waktu manajer proyek (mereka dan tim mereka).
Masalahnya adalah bahwa tugas-tugas penting biasanya dikalahkan oleh tugas-tugas mendesak. Jika perlu, lakukan analisis 80/20 tentang tugas Anda saat ini. Jadi, jika Anda memiliki waktu terbatas dalam sehari, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda menyisihkan waktu untuk tugas-tugas penting?
Manajer proyek yang sukses juga menghargai waktu rekan satu tim mereka, jadi kemampuan membaca bahasa tubuh orang-orang di dalam ruangan juga penting untuk memastikan bahwa Anda tetap berada di jalur.
4. Research
Kemampuan untuk menyelidiki secara efektif untuk memahami gambaran besar.
Manajer proyek yang efektif perlu tahu, ‘cukup untuk menjadi berbahaya’ tentang semua pekerjaan yang dilakukan tim mereka. Anda perlu mengetahui platform dan sistem yang digunakan tim Anda, serta kemungkinan dan batasannya sehingga Anda dapat melakukan percakapan yang cerdas dan terinformasi dengan klien, tim, pemangku kepentingan, dan pemasok.
Patut dicoba untuk mengembangkan keahlian di seluruh siklus hidup proyek: strategi, desain layanan, desain produk, konsep kreatif, pengalaman pengguna, desain, pengembangan konten, pengembangan front end, pengembangan back end, QA, hosting, jaringan pengiriman konten, SEO, analitik , CMS, media sosial, atau media (ya bahkan iklan banner).
Keterampilan keahlian materi pelajaran manajemen proyek utama yang harus dikuasai adalah segalanya dalam hal digital. Jika Anda bisa menjadi ahli yang ditunjuk dalam segala hal mulai dari apache Solr dan algoritme hingga Weibo dan hosting web, tim dan agensi Anda tidak hanya akan mencintai Anda, tetapi juga klien Anda.
5. Creativity
Kemampuan untuk melihat sesuatu secara berbeda dan mendekati sesuatu secara unik.
Kreativitas adalah salah satu keterampilan yang tidak dapat ditandingi oleh komputer dan kecerdasan buatan. Mesin dan hewan liar mungkin dapat membangun, menghibur, dan melakukan, tetapi tidak ada yang menyalurkan “kreativitas” seperti yang dimiliki manusia. Ini menjadikannya keterampilan yang tak ternilai.
6. Critical Thinking
Memutuskan apa yang harus dilakukan ketika tidak ada pilihan yang jelas dan mengatasi masalah dengan percaya diri.
Anda kemungkinan besar pernah mendengar istilah “berpikir kritis” tetapi dapatkah Anda menggambarkannya? Tahukah Anda apa itu dan bagaimana mengakses bagian otak Anda yang unggul di dalamnya? Menurut Oxford, berpikir kritis adalah “analisis objektif dan evaluasi suatu masalah untuk membentuk penilaian.”
Seringkali, Manajer Proyek dihadapkan dengan data yang bertentangan, ide dan fakta yang tidak cocok, dan kekurangan dalam penalaran umum. Mampu memilah apa yang kita lihat, pikirkan, dengar, dan rasakan dan putuskan “apa yang terbaik” untuk situasi saat ini adalah kunci utama dalam apa artinya menjadi pemikir kritis.
Ada 7 keterampilan berpikir kritis, yang saya bagi menjadi esensi paling dasar mereka:
1. Analisis – Informasi apa yang ada?
2. Interpretasi – Apa yang disarankan oleh informasi tersebut?
3. Inferensi – Kesimpulan apa yang dapat ditarik?
4. Penjelasan – Sebuah elevator pitch untuk hal di atas.
5. Pengaturan diri – Mungkinkah saya salah tentang sesuatu?
6. Keterbukaan pikiran – Apa kemungkinan lain?
7. Pemecahan masalah – Apa langkah selanjutnya?
Berpikir kritis adalah keterampilan manajemen proyek yang penting yang dapat membantu Anda tetap dalam keadaan pikiran yang benar bahkan ketika keadaan berjalan buruk. Sangat penting untuk memiliki pendekatan terstruktur untuk membuat keputusan penting. Cara pengambilan keputusan yang objektif ini memastikan bahwa tekanan eksternal tidak mempengaruhi proyek Anda.
Berpikir kritis juga membuat Anda menjadi manajer yang mudah beradaptasi dan serba bisa. Bahkan setelah perencanaan yang cermat, kejutan dapat terjadi dan sangat penting bagi Anda untuk menyelamatkan sebanyak mungkin agar tetap di jalur dan menyelesaikan proyek dengan sukses.
Manajer proyek bukan satu-satunya yang bisa mendapatkan keuntungan dari keterampilan ini. Sebagian besar dari kita tidak berpikir, tetapi bereaksi dan mengikuti serangkaian tanggapan yang telah diberitahukan atau dipelajari kepada kita. Ini bukan hal yang buruk. Terkadang Anda bisa menggunakan autopilot, tetapi sebaiknya Anda tahu cara mematikannya.
Berpikir kritis hanyalah bersikap seobjektif mungkin dalam menganalisis dan mengevaluasi suatu masalah atau situasi, sehingga Anda dapat membentuk penilaian yang tidak bias. Ini menarik Anda keluar dari bertindak berdasarkan emosi atau dari pengetahuan yang diterima, dan bukankah itu yang harus dilakukan oleh manajer proyek? Anda menghadapi masalah setiap hari saat mengerjakan sebuah proyek, dan Anda ingin keputusan Anda tidak memihak. Satu-satunya hal yang memandu keputusan Anda haruslah yang terbaik untuk proyek tersebut.
Kemampuan untuk memahami dan dipahami oleh orang-orang dari berbagai latar belakang.
Salah satu keterampilan penting untuk manajemen proyek adalah kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik – memahami dan dipahami. Komunikasi yang hebat adalah inti dari hubungan apa pun sehingga efektivitas komunikasi manajer proyek berdampak tidak hanya pada tim proyek tetapi juga klien dan pemangku kepentingan.
Namun, komunikasi yang efektif tidak terjadi begitu saja. Ini dimulai dengan meluangkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengenal tim Anda dengan baik dan merancang rencana komunikasi yang tepat dan alat komunikasi terkait yang terhubung dengan tipe kepribadian yang berbeda. Bagi kami, ini berarti harus menyesuaikan strategi komunikasi kami dari proyek ke proyek, karena alasan sederhana bahwa kami mungkin memiliki anggota tim yang berbeda untuk setiap proyek dan sistem atau struktur komunikasi tertentu mungkin tidak selalu berhasil untuk semua orang.
Keterampilan komunikasi manajemen proyek utama yang harus dikuasai adalah kemampuan untuk mendengarkan, menjadi jelas, dan memastikan Anda dipahami. Ketika informasi mengalir dengan pesan yang tepat, pada waktu yang tepat, kepada orang yang tepat, melalui saluran yang tepat, hampir semua rintangan dapat diatasi.
Daftar keterampilan manajemen proyek apa pun pasti menyertakan komunikasi di dekat bagian atas. Ini termasuk komunikasi tertulis dan verbal.
Manajer proyek perlu memastikan bahwa anggota tim dan pemangku kepentingan mendapat informasi tentang rencana proyek, garis waktu, dan anggaran dan diperbarui tentang kejadian terbaru proyek.
Ini adalah soft skill lain yang ‘bergandengan tangan’ dengan kepemimpinan yang efektif. Tidak peduli seberapa bagus visi yang Anda miliki atau seberapa besar Anda ingin menginspirasi anggota tim Anda, semuanya akan diperdebatkan jika Anda tidak dapat menyampaikan maksud Anda dengan jelas.
Selain itu, sebagian besar waktu manajer proyek dihabiskan saat berurusan dengan pemangku kepentingan dan pihak eksternal seperti vendor dan kontraktor. Semua tugas ini mengharuskan Anda untuk menjadi ahli dalam komunikasi yang efektif dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, penting bagi manajer proyek untuk meningkatkan keterampilan komunikasi mereka.
Komunikasi benar-benar berjalan seiring dengan kepemimpinan. Anda tidak bisa menjadi pemimpin yang efektif jika Anda tidak mampu mengartikulasikan apa yang Anda butuhkan untuk dilakukan oleh tim Anda. Tetapi Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan tim Anda, Anda juga harus memiliki komunikasi yang jelas dengan semua orang yang terkait dengan proyek, mulai dari vendor dan kontraktor hingga pemangku kepentingan dan pelanggan.
Baik itu melalui alat pelaporan atau mendorong kolaborasi dengan obrolan, berbagi file, dan cara lain untuk menandai diskusi di tingkat tugas, Anda akan memerlukan kedua sistem untuk memfasilitasi komunikasi. Alat ini juga membantu menghubungkan orang satu per satu dan dalam pengaturan grup, seperti rapat dan presentasi.
Sebagai manajer proyek, Anda perlu bekerja dengan banyak orang yang berbeda: anggota tim, departemen lain, kepemimpinan, klien… Sebagian besar proyek memiliki daftar panjang pemangku kepentingan yang perlu Anda tetap selaras, mutakhir, dan idealnya, senang.
Ketika Anda memiliki begitu banyak orang untuk dikelola, komunikasi adalah kuncinya. Agar pekerjaan berjalan lancar, Anda perlu memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama, bekerja menuju tujuan bisnis dan perusahaan yang sama, dan semua tetap mengetahui perubahan atau masalah apa pun. Tapi itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama ketika tugas Anda adalah berhubungan dengan orang-orang di semua tingkatan yang berbeda — artinya Anda harus mampu secara konsisten menyesuaikan gaya dan konten komunikasi Anda dengan audiens yang tepat.
Dan tidak ada tekanan, tetapi bagi seorang manajer proyek, komunikasi yang buruk dapat menggagalkan segalanya. Laporan Pulse of the Profession 2018 PMI menemukan bahwa itu adalah faktor utama dalam 29% proyek yang gagal.
Jadi mengingat itu adalah keterampilan yang akan Anda andalkan beberapa kali sehari, setiap hari, dalam banyak format yang bervariasi (tatap muka, email, pesan instan, konferensi video — daftarnya terus berlanjut), tampaknya cukup aman untuk mengatakan itu pentingnya keterampilan orang untuk keberhasilan manajemen proyek tidak dapat diabaikan.
Melihat apa yang bisa menjadi, gambaran besar, dan memimpin & menginspirasi orang lain.
Jika kita telah belajar sesuatu dari bertahun-tahun memimpin proyek, kepemimpinan yang hebat adalah keterampilan penting untuk menjadi manajer proyek yang baik. Peran kepemimpinan kami berarti kami memimpin dan mengelola tim; menetapkan visi, memotivasi tim, dan membuat kehidupan tim Anda lebih baik dengan melatih mereka dan menginspirasi orang lain.
Tetapi menjadi seorang pemimpin bukan hanya tentang menciptakan suasana yang menyenangkan bagi tim kami – kami juga harus menegakkan proses dan menjaga agar semua orang di tim juga sejalan. Kami tahu bahwa kami memiliki panggilan terakhir tentang apa yang tim kami kerjakan selanjutnya, serta tanggung jawab akhir apakah proyek tersebut gagal atau berhasil.
Keterampilan kepemimpinan manajemen proyek utama yang harus dikuasai dalam kepemimpinan adalah memastikan Anda memimpin, bukan hanya mengelola. Itu berarti memberikan visi dan peta jalan untuk sukses dan melayani serta memberdayakan tim Anda untuk mencapainya.
Manajer proyek adalah pemimpin proyek dan seringkali, pemimpin tim juga. Mereka bertanggung jawab untuk menetapkan visi tim dan memastikan semua orang terlibat dan termotivasi untuk membawa proyek melalui setiap fase.
Ini membutuhkan dukungan dari eksekutif dan anggota tim proyek. Para pemimpin ini juga harus membekali orang dengan waktu, alat, dan sumber daya lain yang mereka butuhkan untuk menangani daftar tugas mereka.
Ini mungkin keterampilan manajemen proyek yang paling penting yang harus dimiliki oleh calon manajer. Ada berbagai jenis gaya kepemimpinan yang dapat Anda adopsi untuk memimpin dan memotivasi tim. Setiap pemimpin yang efektif tahu kapan saatnya untuk mendelegasikan tugas kepada anggota tim dan kapan harus mengambil kendali.
Sebagai manajer proyek, Anda harus memahami bahwa ada perbedaan besar antara mengelola dan memimpin. Manajemen mengikuti proses dan metodologi manajemen proyek tertentu yang telah ditetapkan dan memastikan orang lain juga mengikutinya.
Kepemimpinan, di sisi lain, membutuhkan keterampilan manajemen proyek dan kecerdasan emosional. Ini adalah tanggung jawab manajer proyek untuk memberdayakan dan menginspirasi anggota tim.
Kita harus mulai dengan ayah besar dari mereka semua – kepemimpinan. Ini sedikit keterampilan yang licin karena beberapa orang percaya Anda dilahirkan dengan keterampilan kepemimpinan dan itu tidak bisa diajarkan. Tetapi kami pikir setiap orang memiliki potensi untuk belajar bagaimana menerapkan keterampilan dan teknik kepemimpinan yang telah terbukti. Lagi pula, apa alternatifnya?
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab tidak hanya untuk melihat proyek hingga penyelesaian yang berhasil, tetapi Anda juga memimpin tim untuk mencapai tujuan itu. Ini mengharuskan Anda untuk memotivasi dan menengahi bila perlu. Ingatlah bahwa kepemimpinan proyek datang dalam gaya yang berbeda, salah satunya akan sesuai dengan kepribadian Anda. Ini lebih dari sekadar mengelola tugas; itu mengelola orang.
Apakah ada sesuatu yang lebih kabur dan kurang terukur daripada disuruh “menjadi pemimpin yang baik”?
Masalahnya, kepemimpinan yang hebat akan terlihat berbeda bagi orang yang berbeda. Apa artinya menjadi pemimpin yang baik dapat bervariasi tergantung pada industri, tim, dan anggota tim individu.
Dan itu bukan hanya satu sifat individu. Untuk menjadi pemimpin yang baik, Anda perlu memasukkan banyak keterampilan manajemen proyek lainnya dalam daftar ini. Anda harus dapat mengomunikasikan tujuan proyek dengan jelas, berhubungan dengan tim Anda dengan empati, dan mengarahkan proyek melalui jalan yang sulit — tetapi Anda juga membutuhkan kerja ekstra, ide yang dapat memicu inspirasi di sisa proyek. tim.
Itulah kepemimpinan. Dan itu adalah faktor kunci dalam matriks keterampilan manajemen proyek.
Itu juga sesuatu yang tumbuh saat Anda mengembangkan pengalaman manajemen proyek Anda. Jadi, ketika kami mengatakan bahwa kepemimpinan adalah salah satu keterampilan manajemen proyek utama, kami tidak bermaksud bahwa Anda harus menjadi salah satu cara tertentu.
Sebaliknya, kami percaya bahwa menjadi pemimpin yang baik berarti mampu memahami apa yang dibutuhkan untuk memotivasi dan mendorong tim Anda, dengan cara Anda sendiri, menggunakan keterampilan dan kompetensi manajer proyek unik Anda sendiri.
9. Diplomacy (Negotiaton Skills)
Kemampuan untuk mempengaruhi, bernegosiasi & berkolaborasi dalam situasi sulit.
“Mengetahui cara bernegosiasi dengan baik sehingga semua pihak puas adalah keterampilan utama bagi manajer proyek yang sukses.” – Cesar Abeid
Manajemen proyek agak seperti politik; itu sering menyatukan sekelompok orang yang berbeda, seringkali dengan minat yang bersaing, dan tugas kita adalah menyatukan minat yang berbeda ini pada halaman yang sama sehingga kita dapat mencapai tujuan proyek. Dengan kata lain, seorang manajer proyek yang baik harus menjadi negosiator yang hebat.
Diskusi tentang anggaran, alokasi sumber daya, dan jadwal dapat menjadi permusuhan dan kontraproduktif jika tidak ditangani dengan bijaksana. Manajer proyek yang sukses tahu bagaimana menemukan kompromi jika memungkinkan dan bagaimana mempertahankan garis tegas tanpa merusak hubungan tempat kerja mereka.
Keterampilan negosiasi manajemen proyek utama yang harus dikuasai adalah menemukan jalan tengah itu – melakukan kompromi sehingga semua orang yang penting merasa seperti mereka telah menang!
Semua pemangku kepentingan proyek memiliki agenda yang sedikit berbeda dan sebagai manajer proyek, adalah tugas Anda untuk menegosiasikan persyaratan yang dapat diterima oleh semua orang. Untuk menciptakan situasi win-win bagi semua orang, Anda harus tahu kapan harus berkompromi dan kapan harus bertahan.
Pekerjaan itu mengharuskan Anda untuk terus-menerus menciptakan situasi di mana Anda mendapatkan apa yang terutama Anda inginkan sambil membuat beberapa kompromi untuk meyakinkan orang lain bahwa mereka juga mendapatkan sesuatu dari kesepakatan itu. Anda harus menemukan jalan tengah dengan manajemen perusahaan Anda untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan, menegosiasikan jadwal yang dapat dicapai dalam proyek, menangani pemangku kepentingan lain, dan mengelola tim Anda sendiri dengan ahli.
Menjadi ahli dalam negosiasi adalah semacam bagian dari komunikasi, tetapi ia layak mendapatkan ruangnya sendiri di sini. Negosiasi tidak hanya sekedar tawar-menawar harga terbaik dari vendor atau kontraktor, meskipun itu pasti bagian dari itu. Memimpin proyek berarti Anda terus-menerus bernegosiasi.
Misalnya, Anda mungkin akan mendapatkan tuntutan dari pemangku kepentingan yang dapat memengaruhi ruang lingkup proyek. Anda harus memberi mereka dorongan, tetapi secara diplomatis, sehingga semua pihak yang berkepentingan merasa mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan. Lalu ada konflik tak terhindarkan yang akan muncul di antara anggota tim atau orang lain yang terlibat dalam proyek. Jika Anda memiliki keterampilan negosiasi yang kuat, Anda dapat menyelesaikan perselisihan ini sebelum meledak dan mengancam proyek.
10. Coaching Skills
Menyederhanakan kompleksitas, menjelaskan, membangun tim, mengemudi, dan mendorong.
Setiap Manajer Proyek adalah pelatih dalam cara mereka harus mengeluarkan yang terbaik dalam tim dan produk mereka. Coaching adalah bentuk terbalik dari “pengajaran” di mana tujuannya adalah untuk “membantu subjek belajar” daripada “menyampaikan informasi.”
Emma-Louise Elsey, CEO The Coaching Tools Company, mencatat bahwa “Sederhananya, pembinaan adalah tempat Anda bekerja dengan seseorang untuk terhubung dengan diri sendiri, mendesain ulang lingkungan dan kehidupan Anda, dan kemudian mengambil tindakan untuk menerapkannya.”
Pembinaan dimaksudkan untuk fokus pada kebutuhan dan bakat individu seseorang, mengeluarkan potensi penuh mereka. Ini mungkin melibatkan menawarkan umpan balik positif, menetapkan harapan positif, mengidentifikasi ruang untuk tumbuh, mendengarkan kekhawatiran, dan membiarkan (bahkan mendorong) kesalahan.
