Proyek yang paling baik secara teknis, diselesaikan dengan baik sesuai jadwal belum memenuhi semua persyaratan manajemen proyek yang efektif jika tidak memenuhi target keuangannya. Bahkan dengan membiarkan ketidakpastian yang melekat dalam proyek R&D tahap awal atau proyek pertama, di mana biaya sulit diprediksi, Anda sebagai Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mengelola proyek hingga akhir dalam Rencana Anggaran Biaya untuk menghindari potensi change order.
Untuk mengelola bagian keuangan proyek Anda secara efektif, penting bagi Anda untuk menjadi akrab dengan sistem kontrol proyek yang digunakan oleh perusahaan Anda. Laporan dan informasi yang disediakan oleh sistem ini biasanya menghasilkan banyak informasi tentang kesehatan keuangan proyek. Terkadang laporan ini dapat menjadi tantangan untuk dipahami, tetapi Anda perlu melakukan apa pun untuk memahaminya sehingga Anda dapat menentukan apakah proyek Anda sesuai dengan anggarannya. Setelah Anda memahami bagaimana laporan dibuat dan apa arti berbagai entri, akan mudah bagi Anda untuk menggunakannya sebagai alat yang efektif untuk membantu Anda mengelola elemen keuangan proyek.
Biaya tenaga kerja dapat menjadi elemen biaya yang paling signifikan dari sebuah proyek, terutama dengan desain atau proyek audit energi. Seperti tanggung jawab lain dari manajemen proyek, sangat penting bahwa Anda sebagai manajer proyek sering mengulangi kepada anggota tim proyek pentingnya mengendalikan biaya tenaga kerja internal. Jika anggota tim proyek tahu bahwa pengendalian biaya internal penting bagi Anda, mereka cenderung menjadikannya prioritas bagi diri mereka sendiri.
Karena Anda telah menyiapkan anggaran dan mengetahui apa yang diharapkan dari kemajuan proyek versus jam kerja yang diperlukan untuk mencapai kemajuan itu, Anda berada dalam posisi yang sangat baik untuk menentukan apakah biaya tenaga kerja yang dibebankan ke proyek Anda masuk akal dibandingkan dengan nilai yang diterima. Jika Anda menentukan bahwa Anda telah ditagih berlebihan dibandingkan dengan komitmen sebelumnya untuk mengirimkan produk dengan biaya tertentu (atau jam kerja), maka Anda harus bernegosiasi dengan pengisi daya untuk mencapai akomodasi yang wajar. Akomodasi ini mungkin melibatkan penghapusan beberapa atau semua jam di luar anggaran yang dibebankan ke proyek Anda. Anda sebaiknya bersikap masuk akal tentang negosiasi ini karena mungkin ada alasan bagus (misalnya, kerumitan yang tidak terduga, masukan yang terlambat atau tidak lengkap dari teknisi lain, dll.) bahwa pengisi daya menghabiskan lebih banyak waktu pada proyek daripada yang Anda perkirakan. Jika ada, maka Anda akan ingin mendapatkan persetujuan dari pengisi daya bahwa di masa mendatang ia akan berbicara dengan Anda sebelum membebankan biaya proyek yang berlebihan pada tugas tertentu.
Kadang-kadang Anda akan terkena biaya tenaga kerja berlebih karena pengisi daya membutuhkan tempat untuk mengisi waktu berjam-jam, dan Anda mungkin menemukan bahwa Anda adalah orang yang “beruntung” yang menerimanya. Untuk menghindari hal ini, Anda harus mempertanyakan setiap jam yang tampaknya tidak masuk akal atau yang tidak memiliki nilai baik yang terkait dengannya. Lakukan dengan bijaksana, hindari tuduhan dan tanyakan saja tugas apa yang diterapkan pada jam tersebut dan apa yang telah dicapai untuk jam tersebut.
Hal lain yang harus diwaspadai adalah kesalahan akuntansi, terutama ketika lembar waktu kertas ditranskripsikan ke dalam program komputer. Terkadang melalui entri yang salah, tagihan dapat dibebankan ke proyek Anda ketika mereka milik proyek lain. Di sini, seperti sebelumnya, Anda perlu meninjau dengan cermat laporan kontrol proyek berkala yang akan Anda terima (atau buat sendiri jika itu cara Anda bekerja) dan pastikan biaya tidak valid dihapus dari proyek Anda.
Setelah menjadi jelas bagi semua pihak bahwa Anda memeriksa laporan keuangan proyek dengan hati-hati dan memerlukan biaya tidak sah untuk dihapus dari proyek Anda, insiden biaya tidak sah yang muncul pada laporan keuangan proyek Anda akan berkurang.
